Guide pratique pour
réussir votre appel
d'offres propreté

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POURQUOI UN APPEL D'offres bien structuré est essentiel ?

Lancer un appel d’offres propreté (services de nettoyage) est une étapetemplate prêt à l’emploi et un focus sur les engagements humains et

Lancer un appel d’offres propreté (services de nettoyage) est une étape cruciale pour garantir la propreté de vos locaux et le bien-être de leurs occupants. Un appel d’offres bien structuré permet aux Office Managers, responsables des services généraux et directions des achats de clarifier leurs besoins et d’obtenir des offres comparables et de qualité. À la clé, un choix de prestataire optimal assurant un service de nettoyage fiable, efficace et au meilleur coût.

Un dossier mal préparé peut entraîner des propositions inadaptées, des incompréhensions voire de mauvaises surprises en cours de contrat. Au contraire, un cahier des charges précis et une procédure rigoureuse sécurisent la relation contractuelle : chacun connaît les attentes, les modalités et critères de succès. Ce guide pédagogique vous accompagnera pas à pas, avec un ton clair et synthétique, pour élaborer votre appel d’offres propreté dans les meilleures conditions. Vous y trouverez également des check-lists pratiques, un template prêt à l’emploi et un focus sur les engagements humains et écologiques à exiger de vos futurs prestataires.

écologiques à exiger de vos futurs prestataires.

Les étapes clés pour rédiger et structurer un appel d'offres efficace

Pour réussir votre appel d’offres, il convient de suivre plusieurs étapes essentielles, de la définition du besoin jusqu’à la diffusion du dossier aux prestataires. Chacune de ces étapes vous aidera à structurer un document clair et complet.

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Définir le besoin et le périmètre de la prestation

Commencez par analyser vos besoins en propreté. Identifiez précisément les locaux à nettoyer (bureaux, open spaces, sanitaires, halls, etc.), leur superficie, et la fréquence souhaitée des interventions (quotidien, hebdomadaire, périodique). Recueillez les attentes des occupants ou des équipes internes : y a-t-il des insatisfactions actuelles à corriger ou de nouveaux services à inclure (par ex. nettoyage des vitres en hauteur, approvisionnement en consommables sanitaires, gestion des déchets recyclables) ? Définissez également vos objectifs : améliorer la qualité d’hygiène, optimiser les coûts, intégrer des produits écologiques, etc.

Cette phase de cadrage permet d’établir le périmètre exact de l’appel d’offres. N’hésitez pas à impliquer les parties prenantes internes (services généraux, utilisateurs des locaux, service développement durable…) pour n’oublier aucun aspect. Déterminez enfin le budget prévisionnel et le calendrier (date de début souhaitée du contrat, durée du futur contrat, délais pour mener l’appel d’offres). Ces éléments préparatoires vous serviront de base pour rédiger un cahier des charges complet.

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Check-list des éléments à inclure dans le cahier des charges :

Présentation des locaux et surfaces : Superficie totale, nombre d’étages, types d’espaces (open space, salles de réunion, sanitaires, cuisines…) et leurs spécificités éventuelles.
Fréquence et horaires d’intervention : Jours et plages horaires souhaités pour le nettoyage (par exemple, en soirée après 18h, tôt le matin, week-ends…), en précisant les éventuelles contraintes d’accès ou de sécurité.
Description des prestations attendues : Liste détaillée des tâches à réaliser et de leur fréquence – par exemple : dépoussiérage quotidien des bureaux, aspiration des sols tous les jours, lavage des vitres mensuel, désinfection des points de contact hebdomadaire, gestion des poubelles et du tri sélectif quotidien, etc. Mentionnez aussi les prestations périodiques (shampooing moquette semestriel, nettoyage parking annuel…).
Besoins spécifiques ou contraintes : Nettoyages spécifiques (hautes surfaces, matériel informatique délicat), zones à accès règlementé ou sensible, langues à maîtriser par les agents (si interaction avec du public), etc.
Moyens de suivi et qualité : Exigences en matière de suivi des interventions (feuilles de passage à signer, rapport mensuel d’activité, audits qualité réguliers…) et indicateurs de performance clés que vous suivrez (voir section 5).
Produits et équipements : Impositions ou préférences quant aux produits utilisés (par ex. produits écolabellisés obligatoires, fournitures sanitaires fournies par le client ou à fournir par le prestataire), équipements spécifiques requis (monobrosse, autolaveuse…) et responsabilité de leur fourniture (prestataire ou vous-même).
Critères de sélection : Informez les prestataires des critères sur lesquels leur offre sera évaluée (qualité, prix, RSE, etc. – voir section 3) afin qu’ils orientent leur réponse en conséquence.
Processus de décision : Décrivez brièvement comment se déroulera le choix du prestataire. Par exemple, indiquez si une visite des locaux par les candidats est prévue, si vous pré-sélectionnerez certaines offres avant négociation, et qui sera impliqué dans la décision finale.
Calendrier de l’appel d’offres : Date de diffusion du cahier des charges, date limite de réception des offres, date de fin de validité des offres, et date prévisionnelle de démarrage du nouveau contrat de propreté.

En cochant tous ces points, vous vous assurez de n’omettre aucune information importante. Un cahier des charges exhaustif facilite le travail des prestataires candidats et vous fait gagner du temps lors de l’analyse des offres (pas de va-et-vient pour clarifications). Relisez-vous ou faites relire le document par un collègue pour vérifier la clarté et la complétude.

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Diffuser l'appel d'offres et gérer les retours

Une fois votre dossier d’appel d’offres rédigé et validé en interne, il est temps de le diffuser auprès des prestataires potentiels. Identifiez une liste de fournisseurs de propreté susceptibles de répondre : soit en vous basant sur vos connaissances du marché (prestataires actuels ou connus dans le secteur), soit via un appel public à concurrence si nécessaire. Vous pouvez envoyer l’appel d’offres par email directement aux entreprises ciblées et/ou le publier sur une plateforme dédiée aux marchés (pour les grandes entreprises ou marchés publics).

Dans votre envoi, soyez clair sur les modalités de réponse : à qui et comment envoyer l’offre (adresse email, portail en ligne…), le format attendu (par exemple un fichier PDF + un tableau de prix), et la date limite. Précisez également les conditions de la phase de consultation : jusqu’à quelle date les candidats peuvent poser des questions et de quelle manière vous diffuserez les réponses (idéalement, fournir des réponses écrites à toutes les entreprises pour garantir l’équité d’information). S’il y a lieu, organisez une visite des locaux pour que les prestataires évaluent sur place le travail à effectuer – dans ce cas, planifiez la visite suffisamment tôt et informez tous les candidats des modalités pour y participer.

Enfin, anticipez la réception des offres : assurez-vous d’être disponible juste après la date limite pour ouvrir les dossiers, les distribuer aux membres du jury interne et préparer la phase d’analyse. En suivant ces étapes, vous aurez structuré un appel d’offres solide, et préparé le terrain pour comparer efficacement les propositions reçues.

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Les critères de sélection des prestataires

Dès le départ, définissez les critères de sélection qui vous permettront d’évaluer objectivement chaque offre. Ces critères doivent refléter vos priorités (qualité du service, coûts, valeurs de l’entreprise…) et être communiqués aux candidats. Voici les principaux éléments à considérer :

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- Qualité de service : C’est un critère majeur. Analysez les méthodes que propose le prestataire pour garantir un haut niveau de propreté jour après jour. Par exemple, dispose-t-il d’un système de contrôle qualité interne (audits réguliers, inspections surprises, outils de suivi numériques…) ?

A-t-il des certifications de qualité (type ISO 9001 ou label professionnel du secteur) qui attestent d’une organisation efficace et orientée client ? La qualité se mesure aussi à la formation du personnel de nettoyage : privilégiez les prestataires investissant dans la formation de leurs agents (techniques de nettoyage, gestes éco-responsables, sécurité au travail).
- Expérience et références : Vérifiez le passé du prestataire. A-t-il une expérience dans votre secteur d’activité ou sur des sites de taille/complexité équivalente aux vôtres ? Une entreprise rodée aux environnements similaires au vôtre saura mieux anticiper les défis spécifiques (par exemple, nettoyage en milieu tertiaire occupé vs. en industrie, gestion d’un immeuble de grande hauteur, etc.).

Demandez des références clients et n’hésitez pas à contacter ces références pour recueillir un retour d’expérience. Un prestataire qui affiche des clients satisfaits et stables depuis plusieurs années est rassurant. L’ancienneté de l’entreprise de propreté et la stabilité de ses effectifs (faible turnover) peuvent également être des indicateurs de fiabilité.
- RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise) : Intégrez les critères de développement durable et d’engagement social dans votre sélection. Du côté environnemental, renseignez-vous sur l’usage de produits éco-responsables (détergents écolabellisés, méthodes de nettoyage à faible impact comme la microfibre, etc.) et sur la politique de l’entreprise en matière de réduction des déchets ou de recyclage (par exemple, récupération des contenants vides, tri des déchets collectés).

Sur le plan humain, regardez les conditions de travail offertes aux agents de propreté : le prestataire respecte-t-il la législation du travail (heures déclarées, pas d’exploitation d’intérim abusif) ? Offre-t-il des avantages sociaux ou une formation continue à ses employés ? Une société de nettoyage engagée sur le plan social et éthique (égalité professionnelle, inclusion de personnes en insertion ou en situation de handicap, etc.) aura des équipes plus motivées et stables, ce qui en fin de compte profite à la qualité du service.

Les certifications environnementales (ISO 14001 par ex.) ou les labels RSE du secteur sont un plus démontrant des engagements concrets. (Nous détaillons plus loin les engagements humains et écologiques en section 6.)
- Flexibilité et réactivité : La capacité du prestataire à s’adapter à vos besoins changeants est un critère important, surtout dans un contexte d’entreprise évolutif. Évaluez la flexibilité de l’offre : le prestataire propose-t-il des options modulables si votre périmètre évolue (par exemple, ajout d’un étage supplémentaire à nettoyer en cours de contrat) ? Quelle est sa réactivité en cas d’imprévu : peut-il mobiliser rapidement une équipe pour un nettoyage d’urgence (dégât des eaux, pandémie…) ?

Vérifiez aussi la proximité géographique ou l’implantation locale du prestataire : un acteur local pourra intervenir plus vite en cas de besoin ponctuel. La flexibilité concerne également les horaires (le prestataire peut-il ajuster ses horaires si vos propres horaires changent, ou assurer des rotations tôt le matin/vendredi soir selon l’occupation des locaux ?).

Un bon prestataire doit montrer une volonté d’accompagnement et de souplesse, plutôt que d’imposer un cadre figé.
- Coûts et transparence financière : Le prix est évidemment un critère de sélection, mais il doit être analysé sous l’angle du rapport qualité-prix. Comparez les offres sur la base d’un coût global annuel ou mensuel, en vous assurant que tout y est inclus (main-d’œuvre, produits, matériel, gestion des déchets, remplacement en cas d’absence, etc.).

Méfiez-vous des offres anormalement basses : un prix très inférieur à la moyenne pourrait cacher soit un niveau de service moindre, soit un risque de prestation bâclée faute de moyens (ou pire, des pratiques sociales douteuses).

Privilégiez la transparence : le devis doit détailler les postes de coût (heures de nettoyage prévues, coût des produits, frais de gestion…) pour que vous compreniez ce que vous payez. Par ailleurs, intéressez-vous aux modalités contractuelles proposées : durée d’engagement, facilité ou non à ajuster le contrat, clauses de révision des prix (indexation), pénalités prévues en cas de manquement sérieux, etc. Un prestataire flexible commercialement (contrat sans engagement trop long, période d’essai possible, etc.) et transparent financièrement sera un partenaire plus fiable.

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Les meilleurs pratiques pour comparer les offres et négocier les contrats

Une fois les offres reçues, il faut les analyser méthodiquement afin de choisir le prestataire de propreté idéal. Cette phase comprend la comparaison objective des offres puis la négociation et contractualisation avec le prestataire retenu. Voici quelques bonnes pratiques pour chacune de ces étapes :

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Comparer les offres reçues

Préparez un tableau comparatif : Pour faciliter l’analyse, créez un tableau listant les critères de sélection en lignes et les prestataires en colonnes. Cochez ou notez pour chaque prestataire son niveau de réponse sur chaque critère.

Par exemple, évaluez chaque offre sur la qualité (méthodologie proposée, contrôle qualité), sur le prix global, sur les engagements RSE, etc., en attribuant éventuellement une note de 1 à 5 par critère. Cela vous donnera une vue d’ensemble et mettra en lumière les points forts et faibles de chacun.
Assurez-vous de la comparabilité des offres : Avant de juger, vérifiez que chaque prestataire a bien compris et répondu à tous les points du cahier des charges. Si certaines prestations sont absentes d’une offre ou que des hypothèses ont été faites par un candidat, identifiez-les.

N’hésitez pas à demander des clarifications aux prestataires sur des points flous ou manquants, de préférence par écrit pour garder une trace et partager l’information avec les autres soumissionnaires si nécessaire (principe d’équité). Une comparaison juste nécessite que vous ayez toutes les cartes en main pour chaque offre.
Impliquez un comité d’évaluation pluridisciplinaire : Il peut être utile d’être plusieurs à évaluer les offres, par exemple le responsable services généraux (focus sur l’opérationnel), un représentant des utilisateurs (focus sur la satisfaction au quotidien), un membre des achats (focus sur les coûts et le respect des procédures), voire le responsable RSE de l’entreprise (focus sur les engagements développement durable).

Chacun apportera son regard, ce qui fiabilise le choix final. Organisez une réunion de dépouillement pour confronter les analyses et obtenir un consensus sur le classement des offres.
Rencontrez les finalistes et visitez des sites de référence : Après une première analyse, vous aurez peut-être deux ou trois offres qui se détachent. Invitez alors ces prestataires finalistes à une présentation orale ou à un entretien. Cet échange vous permet de vérifier le feeling, la clarté des explications, et de poser des questions pointues (organisation prévue, gestion des imprévus, traitement des salariés…).

Si possible, demandez à visiter un site client de référence où le prestataire opère déjà : constater la qualité du nettoyage sur place ou échanger avec le client actuel peut être très instructif. Ces démarches qualitatives affinent votre jugement au-delà du papier.

Négocier le contrat avec le prestataire choisi

Annoncez rapidement le choix et engagez la négociation : Une fois votre prestataire pressenti choisi, contactez-le sans tarder pour lui annoncer que son offre est privilégiée, sous réserve de mises au point contractuelles.

Veillez à rester correct avec les autres (informez-les que leur offre n’a pas été retenue, en remerciant de leur participation). Avec le prestataire retenu, prévoyez une réunion de négociation finale pour passer en revue le projet de contrat.
Clarifiez et formalisez tous les détails : Profitez de la négociation pour reprendre chaque point clé de la prestation et vous assurer que tout est bien compris et accepté des deux côtés. Relisez ensemble le périmètre exact des tâches, les horaires, le niveau de service attendu.

Confirmez les moyens mis en œuvre par le prestataire (nombre d’agents sur site, encadrement, matériel utilisé, produits fournis) afin d’éviter toute divergence une fois le contrat démarré.

C’est aussi le moment de s’accorder sur les indicateurs de performance et modalités de suivi : par exemple, validez la fréquence des rapports, les réunions de pilotage mensuelles, les processus de gestion des réclamations. Toutes ces précisions doivent figurer dans le contrat ou son annexe technique.
Négociez les conditions financières et juridiques : Si le tarif proposé dépasse votre budget ou celui d’un concurrent sérieux, vous pouvez tenter une négociation de prix. Argumentez en vous appuyant sur la mise en concurrence (tout en restant équitable). Parfois, ajuster légèrement le périmètre ou la fréquence permet de réduire le coût sans sacrifier la qualité sur les points essentiels.

Négociez aussi les clauses du contrat : par exemple, obtenir une période d’essai de quelques mois au terme de laquelle vous pourrez réévaluer la collaboration, ou des clauses de sortie assouplies (préavis de résiliation plus court en cas d’insatisfaction grave, etc.). Discutez des pénalités éventuelles en cas de manquements répétés aux niveaux de service, mais aussi de bonus ou d’incentives pour récompenser les excellents résultats (c’est motivant pour le prestataire).

L’objectif est d’arriver à un accord gagnant-gagnant : un prix juste, un service à la hauteur, et un contrat équilibré.
Abordez la transition et le démarrage du contrat : Dernier point souvent crucial, surtout si un prestataire sortant existe : planifiez la transition. Discutez avec le nouveau prestataire de la date et des modalités de démarrage : y aura-t-il une reprise du personnel actuel de nettoyage (conformément aux obligations conventionnelles du secteur de la propreté, le cas échéant) ? Comment se fera le transfert des clés, badges d’accès, etc. ?

Prévoyez une communication interne pour informer les occupants du changement de prestataire le moment venu, afin de faciliter l’acceptation (et éventuellement présenter la nouvelle équipe). En anticipant ces aspects dans la négociation finale, vous évitez des flottements lors du lancement effectif de la prestation.

En suivant ces meilleures pratiques, vous maximisez vos chances de choisir le bon prestataire et de démarrer sur de bonnes bases contractuelles. Une comparaison rigoureuse garantit un choix objectif, et une négociation bien menée instaure une relation de confiance dès le départ avec votre prestataire de propreté.

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Les indicateurs de suivi et d'évaluation des prestations

Le travail ne s’arrête pas une fois le contrat signé. Pour vous assurer que la prestation de propreté est à la hauteur de vos attentes tout au long du contrat, il est indispensable de mettre en place des indicateurs de suivi. Ces KPI (Key Performance Indicators) vous permettront de mesurer la performance du prestataire de façon objective et de piloter la qualité dans le temps. Idéalement, ces indicateurs sont définis dès l’appel d’offres et intégrés au contrat, de sorte que le prestataire s’engage sur des niveaux de service mesurables.

Parmi les indicateurs de suivi couramment utilisés en propreté, on peut citer : le niveau de satisfaction des occupants, le respect du planning (tâches réalisées vs tâches prévues), le nombre de réclamations, etc. N’hésitez pas à suivre également des indicateurs liés aux engagements RSE si vous en avez fixés (par ex. % de produits écologiques utilisés).

Voici un tableau d’exemples d’indicateurs, avec leur signification et la fréquence de mesure recommandée :

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Une fois ces indicateurs définis, organisez le suivi régulièrement. Par exemple, tenez une réunion mensuelle ou trimestrielle avec le prestataire pour faire le point sur les résultats : examiner les rapports, discuter d’éventuels écarts par rapport aux objectifs, et définir des plans d’action si nécessaire.

Il peut être utile de formaliser un plan d’amélioration continue : toute non-conformité ou réclamation doit déboucher sur des actions correctives de la part du prestataire (reformation d’un agent, ajustement du planning, remplacement d’un produit défaillant, etc.). De votre côté, partagez aussi les feedbacks utilisateurs que vous recevez (positifs comme négatifs) afin d’encourager ce qui va bien et de corriger ce qui ne va pas.

Enfin, conservez un historique de ces indicateurs sur la durée du contrat. Cela vous servira lors des revues de performance annuelles et au moment du renouvellement du marché : vous aurez des données tangibles pour décider de prolonger ou non le contrat, renégocier certains termes, ou lancer un nouvel appel d’offres. En résumé, des indicateurs bien choisis et bien suivis sont le gage d’une prestation maîtrisée et d’un partenariat gagnant avec votre prestataire.

Enfin, conservez un historique de ces indicateurs sur la durée du contrat. Cela vous servira lors des revues de performance annuelles et au moment du renouvellement du marché : vous aurez des données tangibles pour décider de prolonger ou non le contrat, renégocier certains termes, ou lancer un nouvel appel d’offres. En résumé, des indicateurs bien choisis et bien suivis sont le gage d’une prestation maîtrisée et d’un partenariat gagnant avec votre prestataire.er de vos futurs prestataires.

Les engagements humains et écologiques dans les prestations de propreté

Au-delà des aspects techniques et financiers, il est aujourd’hui incontournable de prendre en compte les engagements humains et écologiques des prestataires de propreté. Intégrer ces considérations de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) dans votre appel d’offres répond à un double objectif : respecter vos valeurs d’entreprise et assurer une prestation de qualité sur le long terme. En effet, un prestataire qui traite bien ses employés et agit en entreprise citoyenne aura tendance à fournir un meilleur service (agents motivés, moindre turnover, image positive), tandis qu’un prestataire éco-responsable contribuera à réduire l’empreinte environnementale de vos activités et à créer un environnement de travail plus sain.

Il est donc important d’évaluer les fournisseurs sur ces volets et d’exiger certains engagements dans votre cahier des charges. Voici les principaux points d’attention humains et écologiques à considérer :

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Engagements humains (aspects sociaux)

Conditions de travail et respect du droit du travail : Assurez-vous que le prestataire respecte scrupuleusement la législation sociale et la convention collective de la propreté. Cela inclut la déclaration de l’ensemble des heures de travail, le paiement des heures supplémentaires, le respect des temps de repos et des congés. Un prestataire sérieux doit pouvoir démontrer qu’il offre à ses agents de nettoyage des horaires décents, en évitant par exemple les coupures excessives dans la journée ou les services ultra-tôt combinés à du très tard le soir qui épuisent le personnel.
Rémunération juste et avantages : Vérifiez que le prestataire propose au minimum le SMIC ou le salaire conventionnel à ses employés, voire une rémunération supérieure s’il valorise l’expérience. Certains prestataires accordent des primes d’assiduité, de qualité ou des avantages (tickets restaurant, mutuelle de santé améliorée, indemnités de transport) – ce sont de bons indicateurs d’une politique RH respectueuse. Un personnel mieux rémunéré et reconnu sera plus motivé et impliqué dans la qualité du service.
Formation et évolution professionnelle : Un engagement humain fort passe par la formation régulière des agents. Demandez si le prestataire forme ses nouvelles recrues (parcours d’intégration, apprentissage des protocoles de nettoyage, formation aux nouveaux équipements) et s’il propose des formations continues (par ex. utilisation de produits écoresponsables, gestes et postures pour la sécurité, etc.). La possibilité d’évolution au sein de l’entreprise (chef d’équipe, superviseur) est également un signe positif : cela montre que le prestataire investit dans ses employés.
Inclusion, diversité et éthique : Certains prestataires se distinguent par des engagements sociétaux particuliers : embauche de personnes en insertion professionnelle, de travailleurs en situation de handicap, parité et diversité au sein des équipes d’encadrement, etc. Si ces points sont importants pour votre entreprise, n’hésitez pas à les inclure dans vos critères. De même, une éthique irréprochable (lutte contre le travail dissimulé, corruption, etc.) doit être un prérequis. Vous pouvez demander au candidat de signer une charte éthique ou de fournir son code de conduite interne.
Stabilité des équipes et reprise du personnel : Renseignez-vous sur le turnover du prestataire. Des équipes stables sont gage d’expérience et de confiance (les mêmes agents connaissant bien vos locaux, vos habitudes). Par ailleurs, dans le cadre d’un changement de prestataire, privilégiez celui qui s’engage à pratiquer la reprise du personnel sortant lorsque c’est possible. En reprenant les agents en poste sur votre site (avec leur accord) aux mêmes conditions, on maintient leur expérience des lieux et on évite des licenciements économiques – c’est un acte social responsable.

En résumé, choisissez un prestataire qui considère ses employés comme une richesse et non comme une simple variable d’ajustement. Un agent de propreté bien formé, correctement payé et reconnu pour son travail fera briller vos locaux bien mieux et plus durablement.

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Engagements écologiques (aspects environnementaux)

Produits d’entretien écologiques : Exigez l’utilisation de produits éco-responsables pour le nettoyage courant. De nombreux détergents et désinfectants possèdent aujourd’hui des écolabels (EU Ecolabel, NF Environnement…) garantissant un moindre impact sur l’environnement tout en étant tout aussi efficaces. Ces produits réduisent la diffusion de substances nocives dans l’air de vos bureaux et dans les eaux usées. Vérifiez également les dosages : un bon prestataire forme ses agents à utiliser la juste dose de produit (pas de surconsommation inutile).
Matériel et technologies propres : Intéressez-vous aux équipements utilisés. Des matériels modernes et bien entretenus peuvent avoir un impact écologique moindre (par exemple, des aspirateurs à haute efficacité énergétique et à filtres HEPA pour une meilleure qualité d’air, des autolaveuses qui optimisent la consommation d’eau, ou des machines à vapeur qui réduisent l’usage de détergents chimiques). De plus, la tendance est à la digitalisation du suivi (applications, capteurs de présence dans les distributeurs de savon, etc.) ce qui peut optimiser les tournées de recharge et éviter le gaspillage. Un prestataire innovant technologiquement est souvent plus éco-efficace.
Gestion des déchets et tri : Si votre prestation de propreté inclut la gestion des poubelles, intégrez un objectif de tri des déchets. Demandez au prestataire comment il compte sensibiliser ses équipes (et éventuellement les occupants) au tri sélectif, et comment il gère l’évacuation des déchets (valorisation recyclage, filières spécifiques pour les déchets dangereux comme néons, piles…). Un prestataire responsable doit être en mesure de vous conseiller pour améliorer le tri dans vos locaux et réduire la quantité de déchets ultimes.
Réduction des consommations et empreinte carbone : L’engagement écologique passe aussi par les économies d’énergie et d’eau. Par exemple, le prestataire peut proposer un programme d’extinction des lumières pendant le nettoyage pièce par pièce, ou l’utilisation de méthodes à vapeur qui consomment moins d’eau. Sur le plan de l’empreinte carbone, favorisez un prestataire local (moins de déplacements) ou qui optimise les trajets de ses équipes entre différents sites (planification géographique intelligente). Certains prestataires compensent même leurs émissions résiduelles via des projets environnementaux – c’est un plus.
Certifications et reporting environnemental : Demandez si l’entreprise est certifiée ISO 14001 (management environnemental) ou si elle dispose d’une charte développement durable interne. Une certification externe est un gage d’engagement sérieux (audité régulièrement). Par ailleurs, un prestataire vraiment impliqué pourra fournir des reportings environnementaux sur demande : par exemple, le bilan annuel des types de produits consommés, des volumes d’eau utilisés, etc. Ces données vous permettront, en tant que client, de suivre l’impact écologique de la prestation.

En intégrant ces exigences RSE dans votre appel d’offres et vos critères de choix, vous faites le pari d’une propreté durable et responsable. N’hésitez pas à attribuer une part significative de la note finale aux critères humains et écologiques pour valoriser les prestataires vertueux.

De plus, cette approche est cohérente avec les attentes actuelles (salariés sensibles à l’écologie, image éthique de l’entreprise, conformité à d’éventuels engagements ISO 26000 ou autres de votre côté). En somme, choisir un prestataire de propreté sur des critères de développement durable, c’est allier performance, valeurs et pérennité.

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Template d'appel d'offres (modèle à utiliser)

En bonus, vous trouverez ci-dessous un modèle de structure d’appel d’offres pour des prestations de propreté. Vous pouvez vous en inspirer et le remplir avec vos informations spécifiques. Ce template sert de trame pour n’oublier aucune section importante. Adaptez-le en fonction de la taille de vos locaux, de la complexité de la prestation et de vos procédures internes.

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